Como encontrar qualquer documento em segundos

Depois que os documentos são digitalizados, muitas empresas acreditam que o problema está resolvido.

Na prática, isso é apenas o começo.

Se os arquivos não forem organizados corretamente, localizar uma informação continua sendo uma tarefa demorada.

A diferença está na forma como os documentos são preparados.

 

 

O que muda na prática?

Imagine a rotina do seu RH.

Hoje, um colaborador solicita uma segunda via do ASO.

Alguém precisa abrir pastas, procurar arquivos e conferir documentos até encontrar a informação correta.

Com um acervo organizado, basta pesquisar pelo nome, CPF ou matrícula do colaborador para localizar rapidamente os documentos relacionados.

O mesmo acontece com contratos, fichas de registro, exames ocupacionais e demais documentos do departamento.

 

 

No financeiro

É comum perder tempo procurando notas fiscais, contratos ou comprovantes de pagamento.

Quando os documentos são organizados e indexados corretamente, a pesquisa pode ser feita por fornecedor, CNPJ, número da nota ou período.

Isso reduz o tempo gasto na localização das informações e facilita auditorias e conferências.

 

 

No departamento jurídico

Contratos, processos e documentos deixam de depender da memória das pessoas.

A consulta pode ser feita utilizando o nome do cliente, número do processo, contrato ou data.

 

 

Em condomínios

Atas, prestações de contas, plantas e contratos passam a ficar organizados em um único ambiente, facilitando a consulta pela administração, síndicos e conselhos.

 

 

Onde entra o SharePoint?

O Microsoft SharePoint é uma plataforma bastante utilizada por empresas para armazenar e organizar documentos corporativos.

Ele permite controlar permissões de acesso, compartilhar arquivos, manter histórico de versões e realizar pesquisas rápidas.

Mas existe um detalhe importante.

O SharePoint organiza aquilo que recebe.

Se os documentos forem enviados sem critérios de organização, a pesquisa continuará limitada.

É por isso que a preparação do acervo faz tanta diferença.

 

 

O trabalho da RVM

Antes da digitalização, analisamos a estrutura do arquivo e definimos a melhor forma de organizar as informações.

Durante o processo, aplicamos OCR, organização documental e metadados quando o projeto exige esse nível de detalhamento.

O objetivo não é apenas gerar arquivos em PDF.

O objetivo é entregar um acervo que realmente facilite a localização das informações.

 

 

Preparando sua empresa para novas tecnologias

Cada vez mais empresas utilizam ferramentas capazes de pesquisar informações dentro dos documentos.

Quando o acervo está organizado, com OCR e estrutura adequada, essas soluções conseguem localizar informações com muito mais rapidez.

Isso inclui plataformas como o Microsoft SharePoint e recursos de Inteligência Artificial disponíveis no mercado.

 

 

Um investimento que continua gerando resultados

Digitalizar documentos libera espaço físico.

Organizar os documentos reduz o tempo gasto nas pesquisas.

Preparar corretamente o acervo permite que ele continue gerando valor à medida que novas tecnologias são incorporadas à empresa.

É por isso que a RVM trata cada projeto como um processo de organização da informação, e não apenas como um serviço de digitalização.