Digitalizar  ou  Escanear  

A diferença entre digitalizar e escanear documentos é que não há processo e não há resultado esperado de cada um. 

Escanear: 

É o ato de transformar um documento físico em uma imagem digital, geralmente em formato de imagem (como JPEG ou TIFF e em PDF, PDF/A ).Quando escaneamos um documento, o foco principal é uma captura visual exata do conteúdo, sem preocupação com organização, metadados ou edição. O escaneamento é como tirar uma foto digital de cada página. 

Digitalização: 

A digitalização de documentos é o processo completo de transformação de documentos financeiros em arquivos digitais organizados e estruturados para armazenamento e gestão digital. 

Vai muito além do simples escaneamento, pois envolve várias etapas para garantir que o documento digitalizado seja útil, acessível e seguro. 

Etapas comuns na digitalização de documentos:

Preparação do Documento: 

Os documentos são organizados, clipes e grampos são removidos, e, em alguns casos, as páginas são reparadas para evitar danos durante a digitalização. 

Além dos passos já descritos, a digitalização de documentos pode incluir serviços adicionais que aumentam a praticidade e a segurança dos arquivos digitais. 

Aqui mais alguns aspectos que podem ser agregados para criar um sistema de gestão estão documentais mais completos: 

Indexação Avançada: A indexação permite que o conteúdo seja encontrado rapidamente através de palavras-chave, dados, nomes de clientes ou qualquer outro outro destaque importante. Com uma indexação avançada, o arquivo pode ser estruturado de modo que cada documento digitalizado seja facilmente localizado. 

O PDF/A (PDF para arquivos) baseia-se nos benefícios de armazenamento de documentos dos PDF tradicionais com muitos detalhes específicos que melhoram o arquivamento de longo prazo. O formato de arquivo PDF tradicional oferece muitos benefícios para o armazenamento de documentos a longo prazo. A natureza compacta do PDF facilita a transferência e conserva espaço, e sua natureza bem estruturada permite poderosos recursos de indexação e pesquisa. 

O PDF tradicional oferece suporte extensivo aos metadados e o PDF tem um longo histórico de suporte a diferentes ambientes de computador.

Acesse instantaneamente seus arquivos digitalizados de qualquer lugar

Digitalize dados em todos os documentos rapidamente e acesse informações por meio de palavras-chave ou frases.

Armazene informações vitais na nuvem, em servidores locais, em discos rígidos externos ou em pen drives.

Proteja arquivos e documentos digitais em um servidor online apoiado pela proteção de dados.

Melhore o acesso a longo prazo com backups de dados seguros e protegidos, acessíveis em qualquer lugar.

Economize espaço valioso no escritório e abra espaço para mais funcionários ou necessidades logísticas.

Arquivos em papel ocupam muito espaço, especialmente para empresas mais antigas ou em rápido crescimento que estão constantemente coletando dados e informações. Escanear e digitalizar esses dados pode minimizar a quantidade de espaço que você precisará, o que pode ajudar a reduzir o espaço do prédio, aumentar a disponibilidade de pessoal e até mesmo aumentar o capital do orçamento. Mais importante, permite que você rastreie, acesse ou compartilhe informações mais prontamente, o que ajuda a economizar tempo, dinheiro e esforço ao longo de cada dia de trabalho. Também significa mais tempo dando suporte a clientes e clientes e menos tempo de inatividade pesquisando registros antigos.