Digitalizar documentos com validade jurídica é um sonho cada vez mais próximo para os empresários brasileiros. O Decreto nº 10.278/2020 foi publicado em março de 2020 e estabeleceu as normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados, para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Atualmente, já são muitas as organizações que migraram seus documentos para o formato eletrônico  facilitando o seu gerenciamento e uso no dia a dia. Porém, ainda era necessário guardar os documentos originais para fins legais. Com as novidades do Decreto nº 10.278/2020 isso não será mais necessário.

Porém, não é qualquer documento em formato eletrônico que passa a ter validade. Veja mais abaixo um passo a passo para digitalizar documentos com validade jurídica.

O que muda com o Decreto nº 10.278/2020?

O Decreto nº 10.278/2020 trouxe uma grande mudança para a gestão de documentos: 

Os documentos digitalizados podem produzir os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais.

Com isso, torna-se mais simples fazer a administração e gestão de documentos públicos e privados  de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.

Após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos, o documento físico poderá ser descartado  ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Vale destacar que o Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.

Para digitalizar documentos com validade jurídica é preciso seguir as diretrizes previstas no Decreto nº 10.278/2020. Confira um passo a passo que vai ajudá-lo neste processo:

Obtenha uma Certificação Digital

Para digitalizar documentos com validade jurídica é fundamental que eles sejam assinados digitalmente com Certificação Digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Além disso, quando envolver apenas particulares, o uso da Certificação Digital fica a critério das partes.

Mantenha a integridade e a confiabilidade do documento

No processo de digitalização, é fundamental que o documento mantenha suas características. Ou seja, ele deve ser idêntico ao original e assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil.

Preze pela rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos

O sistema usado para digitalização e armazenamento dos documentos deve informar quais os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados. Somente dessa forma é possível digitalizar documentos com validade jurídica.

Especificações para a digitalização

O Decreto nº 10.278/2020 prevê os padrões técnicos mínimos que devem ser observados no momento de digitalizar documentos com validade jurídica:

Resolução mínima: É exigida a resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600 dpi para plantas e mapas.

Cor: A cor do documento digitalizado deve ser monocromática para textos impressos sem ilustração, plantas e mapas; RGB (colorido) para fotografias, cartazes ou textos em cores; e em escala de cinza para textos impressos com ilustração e textos manuscritos.

Formato de digitalização: Os documentos digitalizados devem ser salvos em um formato aberto. Para os textos é usado o PDF/A, já para fotografias, cartazes, plantas e mapas é usado o formato PNG.

Metadados mínimos: Todos os documentos digitalizados devem incluir esses metadados mínimos: assunto, autor (nome), data e local de digitalização, identificador do documento original, responsável pela digitalização, título, tipo documental e tempo  (conjunto de verificação) da imagem – que é o algoritmo que mapeia uma sequência de bits com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.

Manutenção dos documentos digitalizados:

Após digitalizar documentos com validade jurídica, é importante fazer a manutenção dessa documentação. Segundo o Decreto nº 10.278/2020, o armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e

II – a indexação de metadados que possibilitem:

a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e

b) a conferência do processo de digitalização adotado.

Para fazer uma manutenção eficiente e armazenar todos os documentos com segurança, o ideal é utilizar ( GED ) Gerencia Eletronica de documentos,  uma plataforma de gestão documental. Dessa forma, todas as informações ficam protegidas e podem ser gerenciadas com praticidade pelos funcionários da empresa.